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老板如何精細化管好時間?

時間: 2019-11-20點擊:316

祝文宇是深圳市心意陽光餐飲采購電子商務有限公司的老板,因為剛創業不久,他每天在公司忙,大事小事都得親力親為,對家庭的照顧少了許多。他從百忙中擠出時間來參加《世界經理人》舉辦的“時間管理”沙龍,希望能有所改善。

  管理大師德魯克認為,管理者實際可掌握、可自由支配的時間非常有限,因此更應該知道自己的時間用在什么地方,并且更應該妥善運用。

  困境何在?

  對于“時間管理”,不同的人會運用不同的風格或者方法管好自己的時間,這些方法跟個人的特點有關,并無對錯之分。巴菲特和比爾·蓋茨的事業都非常成功,他們的時間管理方式卻完全相反。巴菲特喜歡把工作都交給別人,給自己留出了大量隨心所欲的自由時間;而比爾·蓋茨則習慣把六個月之后的時間都提前計劃好。

  談到為什么要做“時間管理”沙龍,環球資源企業事務總裁、《世界經理人》出版人裴克為先生認為,隨著全球經濟環境的變化,中國企業家們必須想辦法找到價值銷售或者新的路線作為自己的發展方向。加強“時間管理”能幫助老板通過改變自己的時間分配來改變企業管理的效率。

  根據此前所做的調研數據,裴克為分享了參會者的時間管理現狀調研報告。通過這次調研,我們發現老板們工作中花最多的時間去管理客戶和供應商;或者做公司內部日常管理及團隊建設,這兩項并列第一。其次是處理文件和雜務;第三是處理電話郵件查詢和回復;第四是設計、產品開發或是生產管理,或是參加會議,或者研究行業;最后極少部分人會把時間用于媒體管理和制定公司未來規劃。

  從老板們的計劃性來看,只有7%的人認為自己在日常時間管理上有條不紊,盡在控制掌握之中;79% 的人能執行計劃,也有突發事件,總的來說還能應對;也有小部分人是比較忙亂;還有一小部分是更極端的無計劃。他們當中50%認為一周的時間基本上能夠預先安排。

  96%的受訪者認為在工作中經常需要凡事親力親為;52% 的人能夠把重要的事放在效率高的時間來做。大部分人還是依賴自己的大腦來管理時間,實際上人的大腦的處理能力是有限的,為此,老板們需要利用一些工具的幫助,有一半人習慣用筆記本來記錄這些信息,還有些人借助手機或者APP 軟件來管理時間。

  從調研結果來看,大多數老板的“時間管理”還有很大的提升空間,但是具體通過什么方法來改善,還需要針對每個人不同的情況來對癥下藥。

  案例之思

  為了更好地幫助參會者相互交流,沙龍組織者事先精心編制了一個時間管理不成功的案例以供分組討論。看完案例后,第2組代表在發言中表示,自己有一段時間的工作生活狀態跟案例主人公非常相似。第4組代表認為,領導一定要把自己放在決策者的位置上,只做選擇題,不要再做判斷題或者填空題。比如說設備要更新,就應該讓下屬匯報時把幾套方案的圖片、數據和報價都提供出來后,再決定采用哪個方案。老板如果沒有把自己當成真正的決策者,就無法掌控自己的時間。此外,企業是老板自己的,他們想把方方面面考慮周全,很容易把所有的事抓住不放手,所以時間管理上沒有主次之分。

  來自Kiss Communications Technology 的盧太榮是一位成熟的外貿經理人,在2007年嘗試創業未果后,他沉下心來做職業經理人。在沙龍的案例PK 賽中,盧太榮代表第3組發言,他認為,案例中存在的最大問題是老板總是親力親為,這確實是很多中小企業存在的問題。要把企業做大,授權和放權是一定要做到的。

  此外,盧先生認為,處理事情要分輕重緩急。老板應該更多考慮關乎公司的未來和公司重大利益方面的問題,像招聘面試完全可以由相關部門去處理。

  各組代表從不同角色分析了案例中存在的問題,并試圖尋找一些有效的解決辦法。最終第3組盧太榮所作的陳述清晰完整,抓住了問題的關鍵點,得到3位評委的一致好評,以微弱的優勢勝出。

  分層管理

  時間管理矩陣有重要性和緊迫性兩個緯度,許多老板實際上每天在做救火隊員,生活狀態非常疲乏,這個狀態久了,人的創造性和解決問題的能力會減弱,會影響一些重要的決策。救火是惡性循環,老板一方面事必躬親,不放心,覺得下面的人能力不行,只能自己做。本來要去培養的人也不培養了,員工和經理層永遠成長不起來。

  知名培訓師龍涌指出,老板要把時間管理分為規劃層、計劃層和行為層三個層次,最重要的是從救火隊員轉變為組織能力的建設者。

在規劃層,我們應該搞清楚自己需要什么樣的人生,怎樣才能活得充實和有意義。不然人生就像爬梯子一樣,拼命爬到頂才發現這個梯子搭錯地方,目標錯誤是人生最大的悲劇。很多老板表面上每天時間安排得井井有條,很忙很累很辛苦,卻總是感覺很空虛,不知道生活的目標和意義在哪里。這樣的人需要在規劃層對自我提出要求,要仔細思考清楚奮斗目標后再行動。

  在計劃層,有各種各樣的表格、軟件、工具來幫助我們做計劃。作為一個企業家,我們對自己的企業和公司負有不可推卸的責任,它要求我們付出很多精力,不然企業就會出問題。但是老板也必須要為家庭生活設定一條底線。比如說對孩子而言你是父親,你必須設定每個月有多少小時陪孩子,否則工作會搶走你所有的時間和精力。關于角色的平衡,龍涌建議要分析非工作以外的關鍵角色,對每個月該做什么有底線時間,然后堅定執行。

  行為層更多要關注個人的習慣、關鍵行為和做事的技能。時間管理有很多時候跟管理者的習慣有關。老板要不斷跟上企業發展不同階段的步伐,及時調整自己的時間和精力分配。

  龍老師曾在華為工作,他非常佩服老板任正非的遠見卓識。任正非創業之初并非管理專家,但他非常清楚的意識到他的角色是要構建一個強大的不依賴于個人的組織。在企業的發展過程中,他花數十億請各種各樣的咨詢機構做管理咨詢,建立起強大的組織系統能力,他個人不用天天管具體事務,能有時間思考華為未來的戰略。這些年華為雖然被挖走很多能人,但依然快速前行。

  在創業階段,老板對于企業的責任心是最寶貴的財產,老板最重要的事是用心把企業運營好,使之生存并發展起來。老板的核心工作是要識別并界定市場、開發產品和服務,這時候老板必須親力親為。

  在企業成長期,企業嚴重缺乏優秀的管理人員,老板更多要關注開發運營系統,讓企業管理變得越來越規范。企業家此時要擺脫獨 裁者思維,意識到自己能夠推動這個組織走向規范化,要能夠引進職業經理人、外部顧問來進行變革、處理沖突。

  當然,這個階段也充滿非常多挑戰,有很多的內部沖突。企業老板往往是一個創新能力很強、對市場很敏感的人,企業做大以后也意識到原來自己不是最優秀的企業管理者,還得找職業經理人。當職業經理人來了開始建立各種制度、流程、規劃,過去跟著老板一塊打天下的“老人”就感覺不舒服,因為這些制約著他們的權力和自由,于是他們會繞過職業經理人跟老板說,“這個人不了解我們的企業,他會把我們的公司搞垮” 。最后這個職業經理人就有可能被踢出去了。

  成熟階段的企業擁有明確的使命、愿景和價值觀,此時老板一方面需要花時間調整管理團隊,不斷通過外部引進和內部培養相結合,打造人才供應鏈,同時更需要關注戰略的制定和對市場變化的把握。在戰略決策中,往往職業經理人更容易求穩,不敢冒險,但是創始人則更具有冒險精神,他們對市場有天生的敏感性,當企業出現危機時,他們總能力排眾議,力挽狂瀾。

  企業老化必然的結果是死亡,因為它離客戶越來越遠,把更多資源和精力花在內部的關系、內部營銷上,忽略了為客戶創造價值。但是,并非每個企業都能走完這一旅程,如果老板的管理能力跟不上企業的發展階段,企業很可能在發展期、成熟期之前就已經死亡。

  企業老板最重要的角色是組織能力構建者,要打造一個老板不在還能夠有效運作的企業。真正的成功企業家必須要理解在企業發展的不同階段,自己應該做好最重要的事。

  自虐VS成功

  馬克思說過,“人類社會的一切節約,歸根結底是時間的節約。”我們的時間其實是我們自己的生命,管理時間就是管理生命。每個人都在不同階段試圖采用各種方法提升自己的時間管理,但大多數人屢試無果。對此,汪中求老師強調說,“但凡有成就的人總是有幾分自虐精神。”任何試圖有作為的人都不希望以悠閑的方式處理自己所有的時間,會給自己很多壓力。時間管理就是要靠我們的意志力,有時候要對自己狠一點,創業成功者都有幾分自虐的風格,以及看淡金錢的超脫態度,在抉擇中要看高一些,更要看的更遠一點。

  在介紹完8種提升時間管理的方法后,汪老師用“幸福= 能力÷欲望”的公式詮釋能力、欲望和幸福的關系,希望每個人都能保持很好的幸福感,這樣時間管理的效率會更高。

  通過此次沙龍,參會的30多位企業老板和職業經理人不但聆聽了專家的分析,更多地是通過案例PK,設身處地找出自己在時間管理上的差距。盧太榮感覺自己在平衡工作與生活的方面做得不錯,他會在妻子生日當天讓花店送花或者禮物來表達心意。通過沙龍的學習,他對時間管理有了更深的感悟,原先做得好的方法都得到驗證及加強。祝文宇也開心地表示,這種面對面的交流非常有效,收獲甚豐。

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